Management 3.0 : Personal Maps, empieza por lo importante. (Spanish)

El empoderamiento de cualquier equipo parte de las relaciones, la construcción de una identidad, y principalmente, el cómo sentar bases para la confianza y empatía entre sus miembros. En cuanto a estos temas es importante hablar de la neurociencia, la cual nos indica como nuestras conexiones cerebrales funcionan con mucha más eficiencia en situaciones de confianza, ya que nuestro cerebro es más ágil, y es quien se encarga de confiar o no en algo. El mismo procesa mucha más información que cuando sentimos incómodos o sentimos algún tipo de amenaza. Así lo muestra un informe presentado por “Harvard Business Review” (The Neuroscience of Trust), en donde se ha logrado estudiar los mecanismos que hacen que el cerebro humano confíe o no.

En el contexto de la agilidad y los equipos de desarrollo, el empoderamiento de los mismos presenta diferentes y constantes desafíos. Es muy común el encontrar mucha energía, talento y compromiso no tan homogéneos, y que los mismo estén relacionados con la motivación, expectativas y el sentido de pertenencia.

Me gustaría contarte una experiencia sobre este tema.

Meses atrás en mi rol como agilista encontré un desafío interesante. Debía liderar, en sus inicios, a una comunidad de aprendizaje y creación de contenido, referente a Agilidad y educación, a la que pertenecen un grupo de 5 profesionales dedicados al coaching, agilidad y Educación.

Luego de algunas reuniones acerca de la organización, los acuerdos en las formas de trabajo y la planificación a futuro de esta nueva iniciativa, nos enfrentamos a la falta de relación que existía no sólo como un grupo de personas, si no en la necesidad de poder trabajar como un equipo.

Las situaciones y los contextos que presentan estas temáticas, son diversos, tales como; el que era un equipo nuevo, el que existían diferencias de conocimientos o diferencias culturales y sobre todo divergencia, causada por subjetividades, la falta de empatía y el desconocimiento del otro.

¿Por dónde empezar?

Con el panorama anterior pensé, ¿por dónde empezar?, ¿De qué manera buscar el empoderamiento y empatía de este equipo multidisciplinario?, ¿Cómo reducir las brechas en la sociabilización que propone un equipo remoto? Necesitaba al menos un primer paso.

Cuando queremos interiorizar con miembros de un equipo para generar un poco más de confianza basada en conocerse unos a otros, Personal Maps — Jurgen Appelo en Managament 3.0 — es una herramienta excelente y sencilla. Al usarla buscaría la creación de conexiones interpersonales, que activen la empatía, la curiosidad por conocer al otro. Personal Maps ayuda a que las personas se conozcan, exista una mejor comunicación ,converger a las personas en lo que Jurgen Appelo llama la cercanía mental.

Personal Maps en Acción

Personal maps en sí es un buen icebreaker, solo trata de explicar sus reglas básicas antes de iniciar la sesión. En su versión in situ , Personal Maps, propone el uso de hojas de papel, materiales de escritura, pero sobre todo un gran pizarrón o pared en donde todo el equipo sea visualizado. En nuestro caso, cada integrante del equipo estaba presente de manera remota, utilizamos una pizarra online que permite el trabajo colaborativo en un mismo board.

Una vez iniciada la dinámica y los acuerdos necesarios para la misma (algo no tan trivial) seguimos los siguientes pasos:

1. Cada miembro copio un template de personal map, colocando su nombre en el centro, y con varios conceptos propuestos alrededor del nombre (casa, educación, trabajo, hobbies, familia, objetivos, valores). Estos conceptos a completar pueden variar mucho según los equipos y puede ser oportunidad para explorar nuevas conversaciones.
2. El siguiente paso fue utilizar un timebox (20 Aprox.), para que cada persona complete su personal map. Para esto utilizamos Miro, aunque existen herramientas con funciones similares como Mural. Este tipo de herramienta nos otorgó la posibilidad utilizar recursos como dibujos, fotos personales, imágenes, etc. Recursos que pudieron ser muy bien utilizados para amenizar la reunión.
3. Luego de completar su Personal Maps, llegó la hora de presentar al equipo. Siempre en esta instancia, es de mucho valor que la presentación la realice alguien que no sea el dueño del personal map, de esta manera el compañero incrementa su curiosidad, llevada por sus propias interpretaciones. En nuestro caso, dividimos personas en parejas para que intercambien personal maps. Hacer este punto, requirió de un gran esfuerzo para comprender mejor a otra persona basado en la información que se tenía.

4. Como último paso dimos visibilidad al board en donde estaban todos los Personal Maps, trabajos en el equipo.

¿Qué aprendimos?

Como facilitador aprendí, cómo sesiones simples que apunten a crear un mínimo interés por el otro, otorga tanto valor a los equipos. Observe lo necesario qué son las conexiones interpersonales, y cómo empoderan a un equipo.

Como equipo nos llevamos la sorpresa el conocimiento de las personas con las que trabajamos y cuyo interés común son mucho más de los que nos esperábamos. El exponer temas de interés, no solo generó una confianza en el ambiente laboral, si no generó relaciones extras laborales.

¿Qué sigue?

Mi próximo experimento con esta práctica será, por un lado, mantener la dinámica anterior, ya que el presentar al compañero en base a lo completado en Personal Maps, abrió espacios para la curiosidad y en algunas situaciones sentirse identificados. Por otro lado, tratar de ayudar al equipo a proponer nuevos conceptos o categorías a presentar alrededor de su descripción, de manera que decidan proactivamente que desean compartir. Hacia el final de la sesión indagaré un poco más en el equipo sobre sobre los aspectos y metas comunes que vislumbran, ya no desde una mirada individual sino desde lo colectivo.

Personal map aporto a mi equipo una nueva perspectiva de cómo observar y acércame a otras personas, llevó a que las personas indaguen sobre características e intereses comunes entre cada miembro y sobre expectativas e intereses, que luego nos servirían para crear una identidad y propósito como equipo.

Conclusión

Personal Maps es una herramienta muy poderosa, y que acerca a las personas de un equipo divergente, con el solo hecho de conocer un poco del otro.

Siempre ten en cuenta los acuerdos en estas sesiones y trata de generar un contexto en donde las personas se sientan seguras de participar y compartir con sus pares. No siempre las personas se sienten cómodas para compartir, trata de ser el ejemplo y comienza con tu presentación, busca espacios para el humor.

Por ultimo te aliento a que puedas utilizar Personal Maps en tus equipos, y que vivas la experiencia por ti mismo, no olvides que puedes innovar y experimentar diferentes sesiones, mientras mantengas la esencia de la misma.